Опись гражданского дела образец

Для считывания и выделения мест, нуждающихся в правке, опись можно распечатать в черновом экземпляре. Москва, 1-3 апреля 2006 года. В последнем случае, текст нужно приводить к таблице. В ссылках к документам фондов ГА РФ указывается: название архива ГА РФ, ф. Элементы такой таблицы автоматически делятся на столбцы и строки, в каждой ячейке содержится одна единица текста состоящая из одного и более абзацев , что позволяет с легкостью менять форматирование текста изменение ширины столбцов, перемещение всего содержимого строки, изменение размеров и начертания шрифтов и пр. Если фонд является объединенным, на титульном листе приводится его полное название см. Недопустимо вводить, например, в одну ячейку несколько заголовков дел: во-первых, такое форматирование будет сбиваться при изменении любого из параметров текста интервалов между абзацами, использовании другого шрифта, размера букв и др. Могут отмечаться как ошибочные фамилии, специальная лексика, некоторые сокращения, в этом случае при проверке предлагается либо их пропускать либо добавлять в словарь. Основными источниками для написания исторической справки являются правовые акты высших органов государственной власти и управления, документы фондообразователя, его вышестоящей организации, историческая и справочная литература, учетные документы, дело фонда.

Для получения нужного результата необходимо либо использовать промежуточные форматы, если это возможно, либо печатать записи в файл, причем результирующий файл, скорее всего, будет похож на указанный в пункте 1 , затем править вручную. Для облегчения поиска необходимых сведений к описям могут составляться указатели, как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Данная инструкция предназначена для оказания помощи организациям и ведомствам, не имеющим специализированных программ баз данных для работы с описями, в наборе, форматировании и распечатывании описей с помощью наиболее распространенного программного обеспечения - текстовых редакторов, поддерживающих корректную работу с таблицами, например, Microsoft Word для Windows. При импортировании данных через текстовой файл с разделителями текста в Винворд необходимо проделать следующие операции: открыть текстовой файл, при этом, если текст в кодировке ДОС, открыть его именно как текст ДОС; удалить из файла все элементы перед и после данных, не имеющих отношения к будущей таблице; если текст был импортирован с какими-либо разделителями, то достаточно убедиться, что каждый набор элементов номер, индекс, заголовок и т. В нем перечисляются все составные части описи: предисловие к законченной описи, предисловия к годовым разделам, список сокращенных слов, названия всех разделов, указатели, переводные таблицы шифров. Общепринятые сокращения в список сокращенных слов не вносятся см. Составление исторических справок 2. При наличии нескольких правовых актов одного и того же органа о создании, переименовании, преобразовании, изменении подведомственности, ликвидации в исторической справке указываются все документы, но за основу берется ранний по времени подписания акт. Для печати с оборотом устанавливаются зеркальные поля в свойствах страницы меню "Файл" - "Параметры страницы" - "Поля" - "Зеркальные поля".

Составление исторических справок 2. При изложении фактов создания, преобразования и ликвидации организации сохраняются формулировки правовых актов: «образовать», «создать на базе», «преобразовать», «реорганизовать», «исключить из», «ликвидировать» и т. Дополнение к исторической справке составляется в соответствии с пунктами 2. Названия организаций при внесении их в текст описи при первом их наименовании в тексте указываются полностью, а затем, в круглых скобках, сокращенно в соответствии со списком сокращенных слов. В последнем случае надо смотреть " Проблемные файлы". При утверждении ЭПК ГА РФ новых годовых разделов описей вместе с разделом обязательно представляется «Дополнение к исторической справке».

Названия организаций при внесении их в текст описи при первом их наименовании в тексте указываются полностью, а затем, в круглых скобках, сокращенно в соответствии со списком сокращенных слов. Кроме того, если опись находится на стадии разработки, при форматировании желательно оставлять свободное место в конце страницы раздвигать абзацами , чтобы, например, при необходимости вставить в опись пропущенное дело, можно было бы ограничиться перепечатыванием нескольких страниц, а не с места вставки и до последней страницы. ПК персональный компьютер ПО программное обеспечение прикладная программа или набор программ, позволяющих пользователю решать те или иные задачи. При необходимости, название фонда оформляется решением ЭПК ГА РФ. Элементы НСА в файле располагаются в том порядке, в котором они должны следовать в бумажной копии. Если в тексте правового акта имеется указание на фактическую дату образования или ликвидации организации, несовпадающую с датой правового акта «образовать с такого-то числа» или « упразднить с такого-то числа» , то оговариваются обе даты. Историческая справка составляется о каждой организации и ее архивном фонде, хранящемся в ГА РФ или поступающем на хранение в ГА РФ. Данная опция работает начиная c 7 -ой версии Word Ms Office 95. В этом случае название описи на титульном листе не указывается см.

При совпадении года и месяца в крайних датах дела, каждая дата пишется полностью. Следует отметить, что в данном случае учесть все возможные варианты крайне сложно, однако следующие моменты достаточно универсальны: наиболее универсальным способом перевода данных является использование в качестве промежуточного звена т. Окончательное форматирование таблицы описи целесообразно проводить после завершения основного ввода, перед отправлением описи на печать. Можно вводить сокращения что заменять и их расшифровку на что заменять либо вызвав это диалоговое окно, либо выделив в документе требуемую фразу - в этом случае достаточно указать в окне "Что заменять" какое-либо сокращение. Точное выполнение требований данной инструкции позволит в дальнейшем использовать создаваемые в учреждениях электронные версии описей для создания БД " Опись дел" на документы, поступающие на государственное хранение. Требования настоящей инструкции, распространяются на описи дел общего делопроизводства, составляемые работниками отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства, других структурных подразделений Государственного архива Российской Федерации, а также работниками архивов организаций, являющихся источниками комплектования ГА РФ. Для сдвига вправо названий фонда и номера фонда можно использовать таблицу если линии таблицы видны на распечатке, то следует выбрать всю таблицу меню "Таблица" - "Выделить таблицу" и в меню "Таблица" - "Автоформат... При вводе описи на каждую строку таблицы должен вводиться только один элемент описи.

См. также